Erasmus druk met nieuwe privacy-wet.

Op 25 mei 2018 zal de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht gaan. Dit is een privacy wet die de gehele Europese Unie betreft en gevolgen heeft voor onder andere bedrijven, instellingen, scholen en sportverenigingen.
De AVG zorgt met name voor
– Versterking en uitbreiding van privacy rechten
– Meer verantwoordelijkheid voor organisaties op dit gebied

Sinds enkele maanden is Erasmus ook aan de slag hiermee. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een stappenplan. Dit zorgt met name voor de bewustwording van de privacy-regels. In stappen worden de volgende acties uitgevoerd:
1. De gegevensverwerking wordt in kaart gebracht
2. Idem de privacy-handhaving, met maatregelen om risico’s te beperken
3. Instructies om persoonsgegevens in documenten goed te beschermen
4. Aanpassen van procedures om punt 3 te kunnen handhaven
Erasmus moet voortaan altijd kunnen aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven om gebruik van zijn/haar persoonsgegevens te mogen maken.

De nieuwe wet betekent veel aanpassingen. Zo zal op een aanmeldingsformulier van een adspirant jeugdlid niet naar de werkzaamheden van ouders mogen worden gevraagd. Ook al was dit bedoeld om te bezien of ouders voor een bepaalde functie zouden kunnen worden gevraagd. Ook de telefoonlijst in de commissiekamer behoort binnenkort tot het verleden. Aanmeldingsformulieren – die ook moeten worden aangepast – dienen na verwerking van de gegevens te worden vernietigd. Ook een foto van een kampioensteam kan niet spontaan op de website worden geplaatst. Eerst moet toestemming worden verleend. Dit soort zaken roepen veel vragen op. En omdat het om nieuwe materie gaat, is er nog geen jurisprudentie beschikbaar. Dat maakt het inschatten van diverse zaken erg lastig.

Van Erasmus wordt gevraagd privacy-beleid op te stellen. Daaraan wordt hard gewerkt. Binnenkort zal een soort reglement worden gepubliceerd. Daarin staat hoe Erasmus met persoonsgegevens omgaat. Vervolgens kan de vereniging daarop worden aangesproken. Wordt vervolgd.